Devriez-Vous Etre en Ligne ?

Ndt : Auteur Darren Collins
Traduction en cours par christophe ducamp
(seul le lien original fait office de référence.
Attention premier jet à relire...)

Créer un site Web n'est pas vraiment différent. Cela coûte de l'argent et nécessite des efforts bénévoles ou du travail rémunéré pour construire et maintenir. Vous devez d'abord décider si créer un site Web s'avère pertinent pour votre organisation.

Les bénéfices potentiels et les coûts soulignés dans cet article vous aideront à prendre une décision éclairée.

C'est un article long, emboîté avec de l'information. Au lieu de le découper en plusieurs pages, j'ai décidé de le laisser intact en une page pour le rendre plus facile à imprimer et le garder en référence.
(ndt : adapter un gabarit et ajouter une icône d'impression quand la traduction sera terminée)

Bénéfices d'une Présence Web

Il existe 4 moyens principaux pour votre organisation de bénéficier d'une présence Web. Gardez à l'esprit que pendant que vous lisez cet article tout le monde n'a pas accès à l'internet. Vous aurez besoin de juger si suffisamment de vos clients, membres, adhérents et volontaires sont en ligne pour valoriser les ressources que vous fournissez. Vous devriez aussi prendre la précaution de ne pas oublier ceux qui n'ont pas d'accès Web au sein de votre organisation.

Information

Les gens utilisent l'internet pour découvrir de l'information. De plus en plus, les gens s'orientent vers l'internet pour effectuer eux-mêmes leurs propres recherches à l'occasion du diagnostic d'une maladie, pour faire face à un problème personnel, prendre des renseignements juridiques ou même tout simplement organiser leurs vacances. Si votre organisation apporte de l'aide ou du conseil aux personnes, l'internet est un moyen efficace de produire ce premier contact.

Une fois que les gens ont trouvé votre site Web et lisent un peu de votre information, ils peuvent être intéressés soit pour rejoindre votre organisation comme volontaire ou membre bénévole, ou recevoir toute aide que vous pouvez offrir.

La plupart des organisations ont besoin de fournir de l'information à leurs membres. Des choses comme des lettres d'information, des dates de réunions, des mises à jours de comité, événements sociaux, publications de travaux de recherche, ressources gouvernementales et des liens vers des sites utiles qui peuvent toutes être distribuées aux membres à travers le courrier électronique et archivées sur le site Web pour de futures références.

De temps en temps, la plupart des organismes auront raison d'être contactés par la presse, que ce soit le quotidien local ou un réseau national de Télévision. Votre site Web peut fournir des archives afin de contribuer à rassurer le journaliste pour trouver immédiatement des faits basiques (et épeler les noms correctement !), tout comme leur donner des détails sur les personnes à contacter pour des entretiens ou tout autre information pour l'avenir. Si vous publiez des communiqués de presse, vous devriez envoyer des copies sur votre site Web.

Les donateurs potentiels surveillent souvent les organisations caritatives et à but non lucratif sur le Web pour voir comment leur argent sera utilisé. Si votre site met en vitrine vos succès et explique vos programmes, les donateurs seront rassurés quuant à la bonne utilisation de leur argent.

Les listes de diffusion par courrier électronique sont un moyen efficace de rester en contact avec tous ces groupes de personnes. Si vous recueillez les adresses de courrier électronique des personnes intéressées, vous pouvez leur expédier des annonces quand une nouvelle information est ajoutée sur votre site Web. Cette mise à jour périodique du bon travail réalisé fait revenir votre cause à l'esprit de vos publics, les fait revenir régulièrement vers votre site et les rassure sur le fait que leurs dons sont bien investis et peuvent contribuer à augmenter leurs niveaux d'implication.

Communication

Votre organisation sera normalement constituée de personnes partageant un intérêt commun ou un problème commun. Dans tous les cas, le contact avec les autres personnes connaissant une situation similaire est précieux.

Les listes de diffusion et les discussions en ligne sur les forums sont de très bons moyens pour partager de l'information et des expériences entre membres. Parfois des experts peuvent aussi être amenés à participer, apportant un nouveau niveau de communication et d'apprentissage.

La communication entre les organisations peut aussi être facilitée en ligne. Vous pouvez échanger de l'information avec des organisations similaires ou complémentaires, et coordonner des ententes sur des initiatives qui bénéficient à tout le monde.

Action

Si votre organisation a besoin de la mobilisation de vos adhérents, l'internet peut être un outil extrêmement efficace. Si vous fournissez une lettre-type et une adresse de courrier électronique sur une page Web, ensuite tout adhérent motivé peut facilement faire partir un courrier électronique à destination du représentant local du gouvernement ou envoyer une protestation au président de la société sur laquelle vous faites pression. En rendant cela bon marché et facile pour les personnes à impliquer, vous améliorez grandement à la fois la participation et la conscience de vos adhérents.

La recherche montre que les personnes impliquées dans des activités d'organisation à but non lucratif, quelle que soit la taille de ces activités, viennent y chercher un sentiment d'appartenance à cette organisation et seront à l'avenir plus volontiers ouvertes à effectuer un don.

Vous pouvez aussi utiliser votre site Web pour publier des réponses que vous recevez du gouvernement, des organisations politiques ou des affaires sur lesquelles vous pratiquez un lobbying. Publier les noms des entreprises et des personnes qui éprouvent une affinité ou une sympathie pour votre cause aide aussi les adhérents à identifier qui sont leurs alliés.

Collecter des Fonds

Sur l'internet, vous avez une audience potentielle de dizaines de millions de personnes. Naturellement, seul un petit pourcentage d'entre elles sera intéressé par votre cause, mais cela peut déjà représenter un énorme réservoir de donateurs potentiels. Et les gens dotés d'un accès à l'internet tendent à se situer dans une fourchette moyen-haut revenu, de telle sorte que bon nombre d'entre eux auront les moyens de vous soutenir.

Si votre site Web présente bien et fournit des informations utiles, cela accroîtra votre crédibilité avec le grand public. Montrer où est affecté l'argent recueilli et comment il se redistribue aux bénéficiaires rassure les donateurs potentiels. Si vous avez besoin de collecter des fonds pour une cause spécifique, le mentionner dans votre lettre d'information périodique ou dans un envoi par courrier électronique peut aussi encourager les adhérents à soutenir votre cause.

Quoique vous ne devez pas vous limiter à simplement demander des fonds. Vous pouvez vendre des marchandises comme des calendriers et des vêtements. Vous pouvez rejoindre des programmes d'affiliation, où vous recommandez des personnes vers divers magasins en ligne et recevez en retour un petit cachet de parrainage quand elles effectuent un achat. Vous pouvez même offrir de la publicité payante sur votre site pour des sociétés qui seraient apparentées à votre cause.

Il est extrêmement difficile de prédire quel sera le succès de vos efforts de collectes de fonds. Pour la plupart des organisations, il est toujours beaucoup plus préférable de démarrer avec quelque chose de petit, simple et bon marché. Mesurez vos résultats et déterminez ce qui fonctionne pour vous.

Coûts d'Une Présence Web

Matériel

Si vous voulez maintenir un site Web et utiliser l'internet, vous aurez besoin d'un ordinateur de n'importe quelle sorte. Il n'a pas besoin d'être très moderne - quelque chose de moins de 5 à 6 ans d'âge fera l'affaire, même si un ordinateur plus récent sera plus réactif et fera tourner les applications plus rapidement.

Quelques organisations fournissent des ordinateurs à leurs membres-clés, comme le président ou la secrétaire. Les organisations qui ont un bureau permanent disposent souvent d'un ordinateur qu'elles utilisent pour le traitement de texte et d'autres tâches. Il peut être aussi utilisé pour accéder au Web. Vous pourriez avoir à acheter un modem si vous n'en avez pas déjà un - assurez-vous juste que c'est un modem 56 K - moins serait vraiment très lent.

Mais loin de la majorité des organisations à but non lucratif ne disposent pas d'ordinateurs et s'appuient sur les membres utilisant leurs propres ordinateurs pour leurs activités.

Logiciel

Les seules pièces essentielles de logiciel dont vous avez besoin sont un navigateur Web (comme Microsoft Internet Explorer ou Netscape Navigator) et un programme pour le courrier électronique (livré avec la plupart des navigateurs). Je recommande Internet Explorer, simplement parce qu'il est déjà installé sur la plupart des systèmes Windows et c'est celui que la plupart des gens utilisent sur le Web. Internet Explorer et Netscape Navigator sont tous les deux gratuits.

Si vous voulez créer et maintenir votre propre site Web, vous aurez besoin de logiciels supplémentaires. Au minimum vous avez besoin d'un éditeur de texte basique pour créer vos pages Web et d'un programme FTP pour envoyer vos pages sur votre serveur. Windows a déjà ces deux outils pré-installés. Vous pouvez aussi télécharger une très large gamme d'outils plus puissants d'édition HTML et clients FTP, oscillant dans une fourchette de prix allant de la gratuité à quelques centaines d'euros.

Pour maintenir ce site, j'utilise une application de gestion de contenu bon marché appelée  CityDesk, qui fournit à la fois l'éditeur de site et les fonctions FTP. La version gratuite peut être utilisée pour publier des sites allant jusqu'à 50 pages, la version à 79 $US peut publier des sites jusqu'à 500 pages et la version à 349 $US pourra gérer tout autre chose plus grosse que cela. Je recommande vivement CityDesk.

Accès Internet

Pour aller sur l'internet, vous composez normalement le numéro d'un Fournisseur d'Accès à Internet (FAI). Les coûts et conditions des formules d'accès à l'internet varient considérablement d'un pays à l'autre et de région à région. Aussi vous aurez besoin pour cela de faire vous-même votre propre recherche.

Hébergement

Votre site a besoin de vivre quelque part.

Même s'il est possible de créer un site Web et de le publier gratuitement, ce n'est habituellement pas la meilleure approche. Faire héberger votre site chez un fournisseur gratuit vous fait paraître moins crédible et vous pouvez aussi être obligé de subir des petites choses ennuyeuses comme des interruptions de service ou de la publicité par bannières. Les fonctionnalités qui vous sont offertes seront aussi plus limitées.

Si votre organisation paye pour l'accès internet, vous disposez probablement de 5 à 10 mégabits d'espace avec votre formule du FAI. Regardez avec votre FAI comment accéder à cet espace. Votre site devrait typiquement avoir une adresse comme www.monfournisseuracces.com/~monorg, qui est beaucoup plus crédible que n'importe quel hébergeur gratuit, mais pas aussi crédible que d'avoir votre propre nom de domaine. Même si vous envisagez plus tard d'enregistrer votre propre nom de domaine, vous pouvez utiliser cet espace pour monter votre site et le faire tourner pendant que vous négociez ailleurs un hébergement qui réponde à vos attentes.

Exigence Accrue pour Vos Services

Si vous vous lancez pour chercher plus de gens que votre organisation ne puisse aider, attendez-vous à les trouver ! Etes-vous sûr d'avoir les ressources pour aider plus de gens ? Si vos services sont limités à une zone géographique spécifique, présentez-le clairement sur votre site Web afin de ne pas recueillir  un flux de demandes de renseignements provenant du monde entier.

Contenu

Une fois votre joli site Web construit, les gens (espérons-le) le visiteront et liront ce que vous avez écrit. Ils ne reviendront pas éternellement vous voir pour lire le même contenu. Aussi, si vous voulez que les gens reviennent, vous aurez continuellement besoin de fournir du contenu frais. Les articles datés en rapport avec les saisons, vacances, fêtes et tous les autres cycles (ex : date des impôts, rentrée scolaire, démarrage de la saison de football, élections, etc...) sont bons pour attirer des visiteurs.

Afin de toujours fournir de nouveaux articles et du contenu frais, vous avez besoin de quelqu'un pour les écrire. Si vous avez de la chance, vous pourrez parler aux membres de votre organisation afin de les inviter à écrire des articles. Autrement, vous pouvez avoir besoin de payer un rédacteur professionnel pour écrire du contenu à votre place ou acheter des droits de reproduction d'articles appropriés.

Si vous ne pouvez pas obtenir de membres pour écrire les articles et si vous n'avez pas d'argent à dépenser pour le contenu, il existe quelques alternatives. Beaucoup de professionnels "Web-économes" sont heureux de fournir du contenu gratuit, en échange d'une brève biographie et d'un lien en retour vers leurs propres sites Web. Par exemple, un professionnel du recouvrement pourrait vous fournir un article sur l'opposition des cartes de crédits ('"paying off credit cards ?), en échange d'un lien vers son site Web. Cela vous offre du contenu utile et peut lui apporter de nouvelles affaires et une crédibilité professionnelle accrue. Si vous voyez un article que vous aimez vraiment sur le site Web de quelqu'un d'autre, cela n'a rien de choquant que d'envoyer un courrier électrronique à l'auteur et lui demander à partir du moment où vous êtes ouvert à un tel arrangement mutuel. 

Ne publiez jamais du contenu sans l'autorisation de l'auteur. Cela brise les lois sur les droits de reproduction, et pourrait vous faire atterrir vous et votre organisation dans de la "hot water" (ndt : non traduit)

Maintenance

A chaque fois que vous avez besoin d'ajouter du nouveau contenu ou de mettre à jour du vieux contenu, vous avez besoin de quelqu'un pour créer ou modifier les fichiers HTML chez vous et les télécharger.

La plupart des organisations à but non lucratif ne peuvent pas s'offrir les émoluments d'un intérimaire pour faire cela à leur place, aussi il est d'usage qu'un membre volontaire "lettré-informatique" prenne ce rôle. Le point à surveiller si vous utilisez des volontaires est qu'ils peuvent être amenés à être occupés, à partir en vacances ou à perdre de l'intérêt dans l'organisation, vous laissant temporairement (ou pire - à jamais) incapable de mettre à jour votre site. Soyez sûr que quiconque prend ce rôle laisse des instructions écrites et les mots de passe aux autres membres de votre organisation, au cas où.

Un autre problème avec l'utilisation des membres est qu'ils pourraient ne pas être aussi "Webéconomes" qu'ils ne pourraient le paraître au premier abord. La publication Web n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît - il y a l'utilisabilité, la maintenance et des compatibilités de navigateurs à prendre en considération. Je ne veux pas que cela ressemble à de la publicité, mais le gestionnaire de contenu CityDesk que je mentionnais au dessus rend les sites Web beaucoup plus faciles à maintenir pour l'utilisateur moyen. Une fois votre site construit, CityDesk n'est pas plus difficile à utiliser que le traitement de texte habituel.

Les développeurs Web professionnels vous factureront habituellement soit à l'heure ou soit à la page pour des modifications de site. Dans tous les cas, cela vous reviendra moins cher si vous pouvez envoyer vos mises à jour groupées en lots, plutôt que d'envoyer vos demandes une par une. Les prix et les savoir-faire varient considérablement, aussi faites le tour du marché et demandez à voir quelques exemples de sites avant de souscrire.

Résumé

Pour conclure, il est simple de décider si oui ou non votre organisation devrait être en ligne. Si les bénéfices attendus dépassent les coûts attendus, cela vaudra la peine. Si les coûts attendus l'emportent sur la valeur des bénéfices attendus, ce serait du gaspillage de votre temps et d'argent.

Vous êtes le seul à pouvoir juger de la valeur des bénéfices que vous pouvez expérer retirer d'un site Web. En espérant que cet article vous ait donné une compréhension réaliste tand des coûts que des bénéfices, ainsi vous pouvez prendre ainsi une décision avertie pour votre situation particulière.

Dans les prochains mois, j'écrirai une série d'articles pour vous aider à mettre toute cette théorie en pratique. Ils vous donneront de simples lignes de conduite pour augmenter l'efficacité de votre site,  et des outils faciles d'utilisation pour contenir (maintenir au plus bas ?)  les coûts de construction et entretien de votre site.